El litigio civil es un proceso judicial que no implica cargos penales, pero que se basa en pruebas para demostrar un caso. El intercambio de pruebas entre las partes tiene lugar durante la fase de descubrimiento. Como tal, bajo las Reglas de Procedimiento Civil de Florida todas las partes tienen el deber de preservar las pruebas tan pronto como el litigio sea “razonablemente anticipado”. Las pruebas en una transacción comercial pueden incluir contratos, documentos electrónicos y otros elementos. Incluso si su empresa no es parte de un litigio, es posible que tenga que preservar las pruebas para evitar una demanda por expoliación de pruebas en su contra.
Siga leyendo para aprender todo lo que necesita saber sobre su obligación empresarial en Florida en los litigios civiles en relación con el ocultar o destruir las pruebas.
¿Qué es la expoliación de pruebas?
La definición legal de expoliación de pruebas es destruir o alterar las pruebas. Puede existir la obligación de conservar los documentos pertinentes para la investigación o el litigio.
Si una persona o empresa destruye intencionalmente pruebas, puede ser objeto de una demanda. Es probable que esto ocurra si la destrucción tiene lugar después de recibir la notificación de la necesidad de preservar.
Las pruebas sujetas a esta reclamación incluyen registros o documentos en papel, discos duros y registros electrónicos. Esto incluye las publicaciones en plataformas de medios sociales como Facebook, Instagram y LinkedIn.
La expoliación se puede cometer de forma intencionada o por negligencia. El culpable puede ser el sujeto del litigio o un tercero. Esto incluye a las compañías de seguros y a los testigos.
Si el tribunal considera que su empresa es culpable de expoliación, puede recibir alguna o todas las siguientes sanciones:
- Pagar una multa
- Declarado en desacato
- Permitir una instrucción del jurado de inferencia adversa
- Que se le prohíba presentar determinadas pruebas en su favor
- Desestimación de sus reclamaciones o defensas
Las sanciones y las normas para determinar la culpabilidad varían entre los tribunales estatales y federales.
Obligación de conservar las pruebas
Gran parte de las pruebas en un juicio son información almacenada electrónicamente. Esto incluye fotos, correos electrónicos, mensajes instantáneos y mensajes de texto.
Es normal que las empresas borren estos documentos como parte de su actividad diaria. La sentencia del Tribunal Supremo de Florida en League of Women Voters of Flas. V. Detzner, 172 So. 3d 363 (Fla. 2015) es que solo se tiene el deber de preservar si hay una anticipación razonable de un litigio.
El tribunal no especificó lo que determinan como “anticipación razonable”. Esto deja a su negocio vulnerable a la interpretación de un tribunal de esa norma.
En el caso de la Liga de Mujeres Votantes, el tribunal determinó que la preservación de las pruebas era necesaria porque las disputas pasadas entre las partes significaban que era razonable anticipar un litigio.
Algunos ejemplos de momentos en los que la preservación de las pruebas es la alternativa más segura son:
- Cuando la parte contraria solicita la preservación de las pruebas
- Cuando una parte envía un correo electrónico a otra indicando que cree que ha habido un incumplimiento de contrato
- Cuando un organismo administrativo envía una carta indicando que una empresa está siendo investigada
Cada una de las normas anteriores está establecida en la jurisprudencia. Lo mejor es preservar las pruebas que puedan ser objeto de descubrimiento si se sospecha que puede haber un litigio.
No hay Obligación de Preservar la Evidencia
En el caso de Shamrock-Shamrock, Inc. v. Tracey Remark 271 So.3d 1200 (Fla. 5th DCA 2019) la opinión es que una persona que no es parte no tiene la obligación de preservar la evidencia como una cuestión de derecho.
Este caso involucró la propiedad de Daytona Beach, propiedad de Shamrock. La Sra. Remark estaba en la junta de planificación de la ciudad. El pleito se derivó de que Shamrock tuvo problemas con el desarrollo planificado.
Shamrock citó a Remark para que llevara documentos a una declaración. Los documentos solicitados estaban en un viejo ordenador que Remark sustituyó y destruyó. Esta destrucción tuvo lugar después de que Remark recibiera la notificación de una declaración, pero antes de recibir el aviso de que debía llevar documentos específicos a la declaración.
La posición de Shamrock era que Remark conocía el litigio pendiente y la previsibilidad de que fueran pruebas necesarias en un pleito comercial. La decisión del tribunal de Florida es que Remark no tenía la obligación de conservar los documentos. El razonamiento es que la citación de los documentos no llegó antes de la destrucción del ordenador.
Descubrimiento civil en Florida
El “Florida Handbook on Civil Discovery Practice” (Manual de Florida sobre la práctica del descubrimiento civil) trata de la preservación y el deterioro de las pruebas en el capítulo 2. El capítulo analiza las áreas en las que una parte puede tener la obligación de preservar las pruebas. También trata de los remedios tras la expoliación negligente o intencionada.
En Public Health Trust of Dade County vs. Valcin, 507 So. 2d 596, 601 (Fla. 1987) el tribunal considera que una orden judicial, un contrato o una solicitud de presentación de pruebas impone la obligación de mantener o preservar las pruebas. Si no se hace una solicitud de preservación, no puede haber un deber de preservación que no sea un litigio pendiente o razonablemente previsible.
Florida cuenta con una exención de buena fe en relación con el incumplimiento de la obligación de preservar la información almacenada electrónicamente, de conformidad con la Regla 1.380e de las Reglas de Procedimiento Civil de Florida. Esta regla evita las sanciones si los documentos almacenados electrónicamente se destruyen debido a una operación rutinaria y de buena fe del sistema de información electrónica.
Los tribunales de Florida también tienen en cuenta las reglas federales, por lo que es importante cumplir con la Regla 37(e) de las Reglas Federales de Procedimiento Civil. Esta regla designa cuándo y cómo se imponen las sanciones por expolio de información almacenada electrónicamente. Los abogados de negocios pueden consultar documentos adicionales en el Colegio de Abogados de Florida sobre las acciones que sus clientes pueden tomar en las páginas de los medios sociales y la eliminación de pruebas de las mismas.
El manual indica que las sanciones son una forma de garantizar el cumplimiento de las Reglas de Procedimiento Civil. Antes de imponer sanciones por expolio de pruebas, el tribunal de Florida debe tener en cuenta:
- La mala fe o la intencionalidad de la parte que ha perdido las pruebas
- El grado de perjuicio que la otra parte sufre como resultado de la acción
- Lo que es necesario para subsanar el perjuicio
Esto significa que antes de imponer sanciones, el tribunal debe sopesar el impacto de la sanción frente a la gravedad de la expoliación.
Causa de acción por expoliación de pruebas
Para presentar una demanda por expoliación de pruebas contra terceros, el demandante debe probar:
- La existencia de una posible acción civil
- Que la parte tiene un deber contractual o legal de preservar las pruebas
- La destrucción de las pruebas
- Que la destrucción de las pruebas perjudica significativamente esa capacidad de probar el pleito
- Una relación causal entre la incapacidad del demandante para probar el pleito y la destrucción de las pruebas
- Daños y perjuicios
El deber de preservar las pruebas entra en juego cuando un tercero conoce la existencia de un contrato, un estatuto o los requisitos de descubrimiento antes de la destrucción u ocultación de las pruebas. Florida no impone la previsibilidad como razón para preservar las pruebas.
Un tercero no tiene la obligación de preservar las pruebas en el estado de Florida. Incluso teniendo en cuenta este punto de vista, para protegerse de ser objeto de una demanda por deterioro de pruebas, es aconsejable consultar a un abogado especializado en litigios civiles empresariales antes de descartar cualquier
Las Obligaciones de su Empresa
Las obligaciones de su empresa para evitar una demanda por expoliación de pruebas varían en función de las circunstancias específicas de su caso. La interpretación de la ley y cómo se aplica a usted puede ser confusa.
Si usted se pregunta si usted puede destruir la evidencia que usted tiene en relación con una demanda de negocios, póngase en contacto con la Firma de Abogados Boyer. Nuestros abogados pueden evaluar su caso y proporcionarle una opinión legal sobre sus mejores opciones.
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